Temaside: Compliance

Norske bedrifter benytter gjerne mange underleverandører innenfor avfall og gjenvinning. Det kan være forskjellige aktører som håndterer restavfall, metaller, papir og farlig avfall. Og jo flere aktører, jo større er risikoen for at avfallet havner på avveie.

Derfor er det ekstra viktig at din bedrift kan dokumentere hva som har skjedd med avfallet; fra det oppsto hos dere, til det er trygt og sikkert håndtert på et godkjent mottak.

Med dokumentasjon sikrer dere at virksomhet etterlever lover, regler og interne retningslinjer hele veien. Ikke minst blir rapporteringsjobben enklere når dette er på plass.

Dokumentasjonen er nødvendig for å sikre sporbarhet på avfallet. Fakturaer, kvitteringer og eventuelle rapporter som du får fra din avfallsleverandør, er bedriftens bevis på at avfallet har blitt levert til godkjent mottak. Det samme gjelder kvitteringene du får etter å ha deklarert farlig avfall, eller kvitteringer fra kommunale mottak hvis dere leverer avfall selv. Skriftlige rutiner knyttet til HMS og internkontroll er selvfølgelig også nyttig dokumentasjon.

Her er noen eksempler på dokumentasjon som du kan be avfallselverandøren om å legge fram:

• Etiske retningslinjer
• Varslingsmuligheter for ansatte og eksterne parter
• Opplæring og kunnskapsdeling

Ligger fokuset i bedriften på kostnader eller miljø? Eller begge deler? Når det gjelder rapportering av kostnader knyttet til avfallshåndtering, vil det være naturlig å utarbeide rapporter basert på tall fra avfallsleverandøren.

Et rapporteringssystem kan ha forskjellig nytte og verdi for ulike målgrupper, både for de som står for den praktiske utførelsen i hverdagen og for de som skal rapportere og gjøre rede for kostnader.

Viktige KPI-er kan være totalt avfallsvolum eller kostnader per 1 000 kilo. Dette kan du lese mer om på temasiden vår om avfallsløsninger: Hvordan måle resultater fra avfallsløsningen?

Miljørapportering skal også være med i en bedrifts årsrapport. Dette finner du mer informasjon om lenger ned på siden i avsnittet "Hvilke krav gjelder for rapportering og dokumentasjon i avfallshåndteringen".

For å sikre etterlevelse av lovkrav som treffer bedriften direkte, er det nødvendig å ha rutiner for overvåking av regelverket og retningslinjer. Dette er spesielt viktig innenfor håndtering av farlig avfall, eksport, transport og håndtering/behandling av avfall utenfor Norden.

Det er også viktig å være kjent med produsentansvaret virksomheten har. Produsentansvar handler om plikten og ansvaret en har for produktene man produserer – gjennom hele kretsløpet og fram til det blir avfall.

Det å kjenne sine leverandører og eventuelle samarbeidspartnere samt å ha en avfallsleverandør som opererer etter bedriftens og myndighetenes krav og forventninger, reduserer også risikoen for å bli innblandet i ulovlig virksomhet knyttet til avfallshåndtering.

Har du god nok oversikt over hvordan avfallet fra din bedrift håndteres?

Konsekvensene for din virksomhet kan bli alvorlige om du har valgt en avfallsleverandør som ikke følger gjeldende lover og regler, og har tilstrekkelig fokus på ansvar og miljø.

Har du tilstrekkelig kontroll?

Bruk ett minutt på å finne ut det ved å tenke igjennom disse spørsmålene:

1. Er det viktig for deg at avfallet blir håndtert i tråd med relevante lover og regler?
2. Opptrer din leverandør profesjonelt og ryddig?
3. Kjenner du til minst tre tiltak din leverandør har iverksatt for å sikre trygghet i finansielle transaksjoner?
4. Har din leverandør gode styringssystemer for å ivareta helse, miljø og sikkerhet?
5. Er det viktig for deg at avfallet utnyttes best mulig, og gjerne til nye materialer og produkter?
6. Har avfall fra din bedrift havnet på avveie?
7. Kan din leverandør dokumentere hvor avfallet har blitt behandlet når dere spør om det?

Regnskapsloven

Regnskapslovens § 3-3 pålegger alle regnskapspliktige bedrifter og organisasjoner å opplyse om dens påvirkning på det ytre miljø i styrets beretning. Formålet med dette kravet er å øke styrets og administrasjonens oppmerksomhet om miljøspørsmål. I tillegg vil informasjonen være av interesse for deres interessenter. Bestemmelsene gjelder for både små og store foretak.

Internkontrollforskriften

Internkontrollforskriften innebærer at den som er ansvarlig for bedriften skal sørge for systematisk oppfølging av krav som er fastsatt i en rekke lover, blant annet forurensningsloven. Alle tiltak og prosedyrer skal dokumenteres skriftlig. Rutiner som viser hvordan avfallet blir håndtert i bedriften, opplæring om utstyr og produkter, stoffkartotek og eventuelle sikkerhetstiltak, er også en del av dokumentasjonen for bedriftens avfallshåndtering.

Avfallsforskriften

Avfallsforskriften stiller også krav til dokumentasjon fra bedrifter som har sin virksomhet innenfor avfall og gjenvinning, blant annet når det gjelder retur og innsamling.

Fra 2023 ble forskriften oppdatert med strengere krav til kildesortering av såkalt husholdningslignende avfall. Det innebærer at de fleste norske bedrifter må ha løsninger for å kildesortere både matavfall, park- og hageavfall og plastavfall. Juridisk er dette hjemlet i avfallsforskriftens kapittel 10a.

Både kommuner og bedrifter må i større grad sortere ut og levere slikt avfall til materialgjenvinning. De kommende årene skal en gradvis større andel av husholdningslignende avfall kildesorteres, med et mål om 65 % i 2035.

ISO-sertifiseringer

Stadig flere aktører stiller krav i forbindelse med sertifiseringer som ISO 9001om kvalitetsledelse, ISO 14001 om miljøledelse og OHSAS 18001 om arbeidsmiljø. Her vil både det kontinuerlige forbedringsarbeidet og håndteringen av avfallet være relevant å rapportere om.

Gratis guide

I vår Guide for dokumentasjon og rapportering av avfallshåndtering finner du utfyllende informasjon om lovverket.

Aktuelle lenker

• Regnskapslovens § 3-3 ›
• Internkontrollforskriften ›
• Forurensningsloven ›
• Avfallsforskriften ›

At man kan dokumentere sine rutiner, fremvise statistikk og miljøregnskap har blitt en helt naturlig del av det å drive en konkurransedyktig og fremtidsrettet virksomhet. Stadig flere virksomheter krever også at deres samarbeidspartnere må kunne dokumentere klimapåvirkning.

Derfor er det naturlig for mange å utarbeide miljørapporter som beskriver hvordan bedriften jobber med arbeidsmiljø og ytre miljø.

Mange virksomheter ønsker å gjøre tiltak for miljøet. Men hvordan vise at noe virkelig blir gjort? Hva bør en tenke på – og hvordan unngå at det bare ender opp med grønnvasking?

Å starte med å følge grønnvaskingsplakaten kan være et lurt trekk ›

Mangel på dokumentasjon gjør det vanskeligere å få oversikt over hvor mye bedriften produserer av avfall. Det betyr også et dårligere grunnlag for å beslutte tiltak som kan redusere kostnadene og bedre økonomien.

Myndighetene gjennomfører fra tid til annen forskjellige tilsyn. Er det mangler ved dokumentasjonen kan konsekvensene bli kostbare og unødvendige, som at virksomheten får bøter eller blir stengt.

En ting er å ha en god løsning for den fysiske avfallshåndteringen, men for å sikre at arbeidet knyttet til rapportering og dokumentasjon også blir ivaretatt, er det både smart og nødvendig å ha en løsning for det også.

Uansett hva man skal lage en løsning for, er det gjerne noen forutsetninger som må være på plass for at resultatet skal bli bra. I denne sammenhengen mener vi at disse tre er de viktigste:

• Planlegging: Å legge en plan som viser både vei og mål, er alltid en god start. Og her legger lovkravene føringene. Ta gjerne utgangspunkt i internkontrollen som viser hva dere må gjøre og dokumentere.
• Kilder og datagrunnlag: Å ha en leverandør som kan gi deg et godt datagrunnlag, er en helt grunnleggende forutsetning hvis du skal lage en helhetlig og systematisk løsning som dekker både rapportering, dokumentasjon og etterlevelse.
• Verktøy: Gode verktøy for rapportering som sikrer at all dokumentasjon blir lagret systematisk.

Norsk Gjenvinnings digitale løsning Engage bidrar til at rapportering og dokumentasjon enkelt blir satt i system, samtidig som det er lett å oppdage eventuelle avvik i avfallshåndteringen.

En løsning som fungerer godt for din bedrift, er ikke nødvendigvis den som er best for andre. Det er mange faktorer som spiller inn. Generelt mener vi at en god løsning skal bidra til at oppgaver blir gjort knirkefritt uten at du trenger å bruke unødvendig tid.

Løsningen skal også sikre at all dokumentasjon er lett tilgjengelig ved behov, som for eksempel ved tilsyn fra myndighetene. Ikke minst skal den hjelpe deg og bedriften din med å etterleve lovkrav. Avfallsleverandøren er en viktig brikke i løsningen. 

Last ned gratis Guide for dokumentasjon og rapportering av avfallshåndtering ›

Tenker du at din bedrift allerede har en velfungerende løsning som ivaretar alt dette, er det flott! Og tenker du at det er rom for forbedringer, hjelper vi deg gjerne. Vi kjenner lovverket, vet hvilke krav som gjelder for de ulike bransjene, og har både verktøyet og kompetansen som skal til for å etablere gode løsninger. Sammen kan vi finne den løsningen som er best for akkurat dere.